Membuat Mail Merge

Mail merge merupakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Word untuk memudahkan kita dalam pembuatan dokumen (surat) yang isinya sama tetapi ditujukan ke lebih dari satu orang. Dalam hal ini yang sama merupakan isi suratnya, sedangkan alamat, telepon atau nama penerima bisa saja berbeda. Dengan Mail Merge pembuatan surat seperti itu dapat dikerjakan dengan cepat dan mudah.

Hal yang pertama dilakukan adalah membuat dokumen utamanya (isi surat). Kosongkan field-field seperti nama penerima, alamat, kota atau lainnya yang berbeda di setiap surat. Contoh bagian surat utamanya:

Pilih jenis dokumen yang ingin dibuat, karena sekarang kita akan membuat surat, maka pada tab Mailing, klik Start Mail Merge, pilih Letter.

Langkah berikutnya adalah memilih Recipient, yang merupakan isi dari data-data yang diosongkan tadi.

  1. Pada tab Mailing, di group Start Mail Merge, klik Select Recipient.
  2. Klik Type new list karena kita akan membuat baru. Use Existing List digunakan untuk membuka Recipient yang pernah kita buat.
  3. Pada kotak dialog New Adress List, sudah disediakan beberapa field seperti Title, First Name, Last Name, Company dan lainnya. Jika anda tidak mau menggunakan field tersebut dan mengatur sendiri, klik Custumize Columns
  4. Ganti field-field tersebut dengan Nama, Jenis Kelamin, Instansi, Pekerjaan, Alamat, dan Kota.
    Add untuk menambah field.
    Delete untuk menghapus field.
    Rename untuk mengganti nama field.
    Move Up untuk memindahkan posisi field ke atas
    Move Down untuk memindahkan posisi field ke bawah.
  5. Bila sudah klik OK, dan isi data pada tabel siapa saja penerima surat tersebut.

    Gunakan New Entry untuk membuat entri baru (penerima surat)
    Delete Entry untuk menghapus entry

  6. Klik OK, akan muncul dialog untuk menyimpan Adress list, beri nama kemudian klik Save.

Langkah berikutnya adalah menyisipkan field field yang ada pada Adress List pada dokumen.

  1. Letakkan kursor di sebelah kolom nama.
  2. Pada tab Mailing, di group Write & Insert Field, klik Insert Merge Field. Akan muncul field-field yang kita buat sebelumnya. Klik Nama

    Sehingga pada dokumen akan muncul field seperti berikut:

    Lakukan hal yang sama pada Jenis Kelamin, Instansi, Pekerjaan, Alamat, dan Kota.

Sekarang anda tinggal melihat hasilnya dengan mengklik Preview Result pada tab Mailing.

Maka pada dokumen akan diisi nama penerima yang telah anda isi pada Adress List. Gunakan tanda navigasi (panah ke kiri dan ke kanan sebelah Preview Result) untuk berpindah ke penerima lannya.

Untuk mendapatkan versi PDF silahkan MailMerge

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s